Hilfe & Anleitung

Erste Schritte

Registrierung

Die Registrierung ist kostenlos. Klicke auf Kostenlos registrieren und fülle das Formular aus:

• Vorname und Nachname
• E-Mail-Adresse (zweimal eingeben)
• Passwort – mind. 10 Zeichen, mit Groß- und Kleinbuchstaben, einer Zahl und einem Sonderzeichen
• Datenschutzerklärung akzeptieren

Nach dem Absenden wirst du direkt eingeloggt und landest auf der Profilseite.

Konto aktivieren

Gleichzeitig mit der Registrierung erhältst du eine E-Mail mit einem 8-stelligen Aktivierungscode. Auf der Profilseite erscheint ein orangefarbener Badge „Bestätigung ausstehend" – klicke darauf, um das Eingabefeld zu öffnen. Gib dort deinen Code ein und bestätige ihn.

Erst nach der Aktivierung hast du vollen Zugriff auf alle Funktionen.

Anmelden

Beim nächsten Besuch klickst du auf Anmelden und gibst deine E-Mail-Adresse und dein Passwort ein. Danach gelangst du direkt zur Profilseite.

Das Dashboard

Das Dashboard ist deine zentrale Übersichtsseite. Du erreichst es über Dashboard in der Navigation oben. Dort siehst du:

• Neueste Aktivitäten – Eine chronologische Liste der letzten Änderungen in deinen Katalogen: wer hat wann was gemacht, mit direktem Link zum betroffenen Objekt
• Neueste Objekte – Die zuletzt hinzugefügten Objekte mit Katalogname und Zeitangabe
• Meine Reservierungen – Alle Objekte, die dir persönlich zugewiesen sind, mit direktem Link
• Mein Plan – Dein aktueller Plan mit Katalogauslastung und Gültigkeitsdatum
• Statistik – Zahlen auf einen Blick: Objekte gesamt, Anzahl Kataloge, wie viele Objekte reserviert oder verfügbar sind, deine eigenen Reservierungen und die Aktivitäten der letzten 7 Tage

Kataloge verwalten

Die Katalog-Übersicht

Über Kataloge in der Navigation erreichst du die Übersichtsseite. Sie zeigt zwei Blöcke nebeneinander:

• Meine Kataloge – alle Kataloge, die du selbst angelegt hast, mit Titel, Objektanzahl und optionaler Beschreibung
• Mit mir geteilte Kataloge – Kataloge, die andere Nutzer mit dir geteilt haben

Unter jedem Katalog stehen zwei Buttons: Katalogeinstellungen und Katalog öffnen. Unterhalb der Liste siehst du außerdem, wie viele deiner Kataloge bereits belegt sind (z. B. „2/10 Kataloge").

Neuen Katalog anlegen

Klicke auf den +-Button unterhalb deiner Katalogliste. Es öffnet sich ein Fenster, in dem du nur einen Titel eingeben musst. Nach dem Anlegen erscheint der neue Katalog sofort in der Liste.

Wenn du das Limit deines Plans erreicht hast, erscheint kein + mehr – stattdessen ein Hinweis mit Link zum Plan-Upgrade.

Katalog öffnen

Klicke auf Katalog öffnen. Du gelangst direkt zur Arbeitsoberfläche des Katalogs mit allen Objekten.

Katalogeinstellungen bearbeiten

Über Katalogeinstellungen gelangst du zu den Einstellungen des Katalogs. Dort kannst du Titel, Beschreibung, Struktur, Freigaben und Berechtigungen verwalten. Siehe 8. Katalogeinstellungen.

Katalog einfrieren

Das Einfrieren ist nur relevant, wenn du auf einen günstigeren Plan downgegradest und dabei mehr eigene Kataloge hast, als dein neuer Plan erlaubt. In diesem Fall erscheinen auf der Katalog-Übersicht ein roter Button Einfrieren sowie eine Warnmeldung. Eingefrorene Kataloge sind für alle Nutzer komplett gesperrt und können durch ein Plan-Upgrade wieder aufgetaut werden. Bleibt ein Katalog länger als 12 Monate eingefroren, wird er automatisch gelöscht – siehe 13. Datenlöschung durch Inaktivität.

Objekte erfassen

Einzelnes Objekt anlegen

Klicke auf den +-Button in der Werkzeugleiste. Es öffnet sich ein Dialog mit zwei Optionen – wähle Einzelnes Objekt. Folgende Felder stehen zur Verfügung:

• Titel – Name des Objekts (z. B. „Mahagoni-Schreibtisch"). Bleibt das Feld leer, wird automatisch eine Nummer vergeben.
• Beschreibung – Freitext für Details (Material, Zustand, Erinnerungen …)
• Kategorie – Thematische Einordnung (z. B. „Möbel") – nur wenn Kategorien in den Katalogeinstellungen angelegt sind
• Raum – Standort des Objekts (z. B. „Wohnzimmer") – nur wenn Räume in den Katalogeinstellungen angelegt sind
• Anzahl – Wie viele Exemplare es gibt (Standard: 1). Bei mehr als 1 entstehen separate Einheiten.
• Fotos – Bis zu 5 Fotos pro Objekt, je bis zu 10 MB, per Klick oder Drag & Drop

Klicke auf Objekt erstellen, um das Objekt anzulegen.

Viele Objekte auf einmal anlegen (Bulk-Upload)

Klicke auf den +-Button und wähle Viele Objekte. Lade mehrere Bilder gleichzeitig hoch – jedes Bild wird zunächst als eigene Karte dargestellt.

In Schritt 2 kannst du die Karten anpassen:

• Jede Karte hat ein Titel- und Anzahl-Feld, das du direkt ausfüllen kannst
• Ziehe eine Karte auf eine andere (Desktop: Drag & Drop, Mobil: Wischen), um beide zu einem Objekt zusammenzufassen
• Über + Weitere Bilder kannst du nachträglich weitere Bilder hinzufügen

Jede Gruppe wird zu einem Objekt. Klicke auf Objekte erstellen (N), um alle auf einmal anzulegen.

Mehrteilige Objekte (Anzahl > 1)

Über das Feld Anzahl kannst du festlegen, wie viele Einheiten ein Objekt hat. Jede Einheit bekommt einen eigenen Status und kann separat einer Person zugewiesen werden.

Ob du mehrere gleichartige Dinge als ein Objekt mit Anzahl oder als einzelne Objekte anlegst, ist eine Grundsatzentscheidung: Ein Besteck-Set oder eine Couchgarnitur gehört in der Regel zusammen – also ein Objekt mit Anzahl. Einzelne Bücher oder Werkzeuge hingegen sind eigenständige Objekte. Überlege vorher, ob die Dinge als Einheit vergeben werden oder ob jedes Stück für sich steht.

Fotos verwalten

Beim Bearbeiten eines Objekts kannst du neue Fotos hinzufügen, bestehende per Drag & Drop umsortieren und einzelne löschen. Das erste Foto ist das Vorschaubild – es erscheint in der Kachelansicht, in PDFs und in geteilten Ansichten.

Objekte bearbeiten & verwalten

Objekt bearbeiten

Klicke auf das Stift-Symbol oben links an einer Kachel. Es öffnet sich der Bearbeitungsdialog mit folgenden Feldern:

• Titel, Beschreibung, Kategorie, Raum, Anzahl

Im Dialog stehen außerdem folgende Aktionen zur Verfügung:

• Speichern – Änderungen übernehmen
• Bilder – Bilder des Objekts verwalten (siehe unten)
• Migrieren – Bilder dieses Objekts in ein anderes Objekt desselben Katalogs übertragen; das migrierte Objekt wird dabei aufgelöst
• zu anderem Katalog – Das Objekt in einen anderen Katalog verschieben
• × Löschen – Objekt unwiderruflich löschen (alle Fotos und Daten werden entfernt)

Bilder verwalten

Über den Button Bilder im Bearbeitungsdialog öffnet sich ein eigener Bereich. Dort kannst du bestehende Bilder per Drag & Drop umsortieren und einzelne löschen. Das erste Bild ist immer das Hauptbild – es erscheint als Vorschau in der Kachelansicht, im PDF und in geteilten Ansichten. Neue Bilder kannst du über den Upload-Bereich hinzufügen.

Status & Person direkt an der Kachel ändern

Ohne den Bearbeitungsdialog öffnen zu müssen, kannst du über den Button „N Einheit(en)" am unteren Rand der Kachel die Einheiten aufklappen. Für jede Einheit gibt es direkt ein Status-Dropdown und ein Personen-Dropdown – Änderungen werden sofort gespeichert.

Kommentieren

Am unteren Rand jeder Kachel befindet sich der Button kommentieren. Jeder Teilnehmer kann pro Objekt genau einen Kommentar hinterlassen. Kommentare sind für alle Katalog-Teilnehmer sichtbar und können vom Verfasser jederzeit bearbeitet oder gelöscht werden. Kommentare erscheinen auch im PDF-Export.

Objekt öffentlich teilen

Über das Teilen-Symbol oben rechts an einer Kachel erstellst du einen öffentlichen Link für dieses Objekt. Der Link kann an beliebige Personen weitergegeben werden – auch ohne Erbekatalog-Account. Die Empfänger sehen Fotos, Titel, Beschreibung und Status, können aber nichts ändern.

Objekt drucken

Das Drucker-Symbol oben an einer Kachel (Mitte der drei Symbole) öffnet die Druckvorschau für dieses einzelne Objekt.

Status & Reservierung

Was sind Statuswerte?

Jedes Objekt bzw. jede Einheit hat einen Status, der den Vergabestand anzeigt. Standardmäßig gibt es drei Werte:

• Verfügbar – Das Objekt ist noch ungeklärt
• Reserviert – Jemand hat Interesse, aber noch keine endgültige Zuteilung
• Vergeben – Das Objekt wurde endgültig zugeteilt

Eigene Statuswerte mit individuellen Farben kannst du in den Katalogeinstellungen anlegen.

Status ändern

Klappe in der Kachelansicht die Einheiten eines Objekts auf (Button unten an der Kachel, z. B. „1 Einheit" oder „6 Einheiten"). In der aufgeklappten Ansicht gibt es für jede Einheit ein Status-Dropdown, das du direkt ändern kannst. In der Listenansicht ist der Status ebenfalls direkt in der Tabelle editierbar.

Objekt einer Person zuweisen

Im aufgeklappten Einheitenbereich befindet sich neben dem Status-Dropdown ein Namens-Dropdown. Dort kannst du für jede Einheit eine Person aus der Teilnehmerliste auswählen. Die Liste enthält alle Personen mit Zugriff auf den Katalog: Account-Inhaber, geteilte Accounts und freie Teilnehmer.

Mit dem Katalog-Filter Teilnehmer kannst du anschließend alle Objekte anzeigen, die einer bestimmten Person zugewiesen sind.

Werkzeugleiste

Die Werkzeugleiste befindet sich direkt oberhalb der Objekte und bündelt alle zentralen Aktionen im Katalog.

Objekt hinzufügen

Der +-Button links öffnet den Dialog zum Anlegen neuer Objekte – einzeln oder als Bulk-Upload. Details dazu in 3. Objekte erfassen.

Einstellungen & Katalog-PDF

Rechts neben dem + befinden sich zwei weitere Buttons:

• Einstellungen – Öffnet die Katalogeinstellungen (Struktur, Freigaben, Berechtigungen). Details in 8. Katalogeinstellungen.
• Katalog-PDF – Erstellt ein PDF des gesamten Katalogs (aktive Filter werden nicht berücksichtigt).

Suchen & Filtern

Das Suchfeld filtert Objekte in Echtzeit nach Titel und Beschreibung. Daneben befinden sich bis zu vier Filter-Dropdowns:

• Kategorien – nur wenn Kategorien in den Katalogeinstellungen angelegt sind
• Räume – nur wenn Räume angelegt sind
• Status – immer vorhanden
• Teilnehmer – nur wenn mehr als eine Person Zugriff auf den Katalog hat

Filter lassen sich beliebig kombinieren. Sobald ein Filter aktiv ist, erscheint × Filter zum Zurücksetzen aller Filter.

Objekte auswählen & Massenaktionen

Jede Kachel hat oben rechts einen Auswahlkreis. Sobald mindestens ein Objekt ausgewählt ist, erscheint in der Werkzeugleiste ein Dropdown für Massenaktionen – mit Optionen wie PDF generieren, Löschen, Verschieben, Kategorie oder Raum ändern. Details in 7. Massenaktionen.

Ansicht wechseln

Der Button / ganz rechts in der Werkzeugleiste wechselt zwischen zwei Ansichten:

• Kachelansicht – Bildorientierte Karten mit Foto, Status und Kommentaren auf einen Blick. Ideal zur Orientierung und zum Durchstöbern des Katalogs.
• Listenansicht – Kompakte Tabelle mit allen Objekten in Zeilen. Titel, Anzahl, Raum, Kategorie, Status und Person sind direkt in der Zeile bearbeitbar – ohne den Bearbeiten-Dialog zu öffnen. Ideal zur schnellen Administration und Massenbearbeitung.

Die Listenansicht steht nur auf breiteren Bildschirmen zur Verfügung – auf Mobilgeräten ist ausschließlich die Kachelansicht verfügbar.

Massenaktionen

Objekte auswählen

In der Kachelansicht zeigt jede Kachel oben rechts einen Auswahlkreis. Klicke darauf, um ein Objekt auszuwählen – es wird farblich hervorgehoben. Sobald mindestens ein Objekt ausgewählt ist, erscheint in der Werkzeugleiste das Dropdown für Massenaktionen.

Verfügbare Massenaktionen

• Auswahl aufheben – Deselektiert alle markierten Objekte
• PDF generieren – Erstellt ein druckbares PDF aller ausgewählten Objekte
• Löschen – Löscht alle ausgewählten Objekte unwiderruflich
• Verschieben – Verschiebt alle ausgewählten Objekte in einen anderen Katalog (erscheint nur wenn weitere eigene oder geteilte Kataloge verfügbar sind)
• Migrieren – Führt alle ausgewählten Objekte in ein einziges Zielobjekt zusammen
• Kategorie ändern – Setzt bei allen ausgewählten Objekten eine neue Kategorie (erscheint nur wenn Kategorien vorhanden sind)
• Raum ändern – Setzt bei allen ausgewählten Objekten einen neuen Raum (erscheint nur wenn Räume vorhanden sind)

Katalogeinstellungen

Erreichbar über Einstellungen in der Werkzeugleiste des Katalogs oder über Katalogeinstellungen auf der Katalog-Übersicht. Die Seite ist in fünf Bereiche gegliedert.

Allgemein

Hier kannst du Titel und Beschreibung des Katalogs ändern. Außerdem befindet sich hier der Button Katalog löschen – dieser entfernt den Katalog samt aller Objekte, Bilder und Einstellungen unwiderruflich. Nur der Kataloginhaber kann löschen.

Filterkriterien

Hier verwaltest du die drei Strukturelemente des Katalogs – jeweils mit aktuellem Stand und Plan-Limit (z. B. „3/20"):

• Kategorien – Thematische Einordnung von Objekten (z. B. „Möbel", „Schmuck"). Über + Hinzufügen, bestehende Einträge können umbenannt und gelöscht werden.
• Räume – Standorte der Objekte (z. B. „Wohnzimmer", „Keller"). Gleiche Funktionsweise wie bei Kategorien.
• Statuswerte – Neben den drei Standardwerten (Verfügbar, Reserviert, Vergeben) können eigene Statuswerte ergänzt werden. Jeder Wert kann mit einer individuellen Farbe versehen werden. Mehr dazu in 5. Status & Reservierung.

Freigaben

Hier steuerst du, wer Zugriff auf den Katalog hat:

• Teilnehmer mit Account – Personen mit einem Erbekatalog-Account, denen du Zugriff erteilt hast. Über + Weitere Freigabe erteilen lädst du neue Personen per E-Mail ein. Bestehende Freigaben können über Freigabe verwalten angepasst oder über Freigabe beenden entfernt werden.
• Teilnehmer ohne Account – Personen ohne Erbekatalog-Account (z. B. Familienangehörige). Sie können den Katalog nicht selbst öffnen, erscheinen aber in der Zuweisung und im Teilnehmer-Filter. Über + Hinzufügen, bestehende Einträge können bearbeitet und gelöscht werden.
• Freigegebene Objekte – Einzelne Objekte, die über einen öffentlichen Link geteilt wurden. Hier siehst du alle aktiven Freigaben und kannst sie einzeln beenden.

Berechtigungen

Hier legst du fest, was Teilnehmer mit Account im Katalog dürfen. Über Berechtigungen anpassen öffnet sich ein Dialog mit drei Stufen:

• Vollberechtigung – Teilnehmer haben dieselben Rechte wie der Inhaber (außer Eigentumsübertragung)
• Teilberechtigung – Du wählst gezielt, welche Aktionen erlaubt sind: Titel & Beschreibung ändern, Objekte verwalten, Filterkriterien verwalten, Status ändern, Reservierungen, Kommentieren, Freigaben verwalten. Dabei gibt es zwei Modi:
  • Pauschale Berechtigung – Die gewählten Checkboxen gelten für alle Teilnehmer gleichermaßen
  • Individuelle Berechtigung – Du vergibst die Checkboxen separat pro Teilnehmer
• Keine Berechtigungen – Teilnehmer können den Katalog nur lesen, nichts ändern

Mehr zu Freigaben und Berechtigungen in 9. Teilen & Berechtigungen.

Daten

Nur für den Kataloginhaber sichtbar. Hier kannst du den vollständigen Änderungsverlauf des Katalogs als Textdatei herunterladen – mit Datum, Uhrzeit, Name und Aktion für jeden Eintrag.

Teilen & Berechtigungen

Katalog mit anderen teilen

In den Katalogeinstellungen unter Freigaben → Teilnehmer mit Account kannst du deinen Katalog per E-Mail-Adresse teilen. Die Person erhält eine Einladungsmail und kann den Katalog nach der Anmeldung aufrufen.

Teilnehmer ohne Account

Unter Freigaben → Teilnehmer ohne Account kannst du Personen ohne Erbekatalog-Account eintragen (Vorname, Nachname, optionales Kürzel). Sie können den Katalog nicht selbst öffnen, erscheinen aber in der Objektzuweisung und im Teilnehmer-Filter.

Berechtigungen

Unter Einstellungen → Berechtigungen steuerst du, was Teilnehmer mit Account im Katalog dürfen. Es gibt drei Stufen:

• Vollberechtigung – Teilnehmer haben dieselben Rechte wie der Inhaber (außer Eigentumsübertragung)
• Teilberechtigung – Du wählst gezielt aus sieben Berechtigungen:
  • Titel & Beschreibung ändern
  • Objekte verwalten (hinzufügen, bearbeiten, löschen)
  • Filterkriterien verwalten (Kategorien, Räume, Statuswerte)
  • Status ändern
  • Reservierungen (Objekte reservieren und Namen eintragen)
  • Kommentieren
  • Freigaben verwalten (Katalog teilen, Teilnehmer verwalten)
  Diese Berechtigungen können pauschal für alle Teilnehmer oder individuell pro Person vergeben werden.
• Keine Berechtigungen – Teilnehmer können den Katalog nur lesen

Einzelne Objekte öffentlich teilen

Über das -Symbol auf einer Kachel kannst du einen öffentlichen Link für dieses Objekt erstellen. Es öffnet sich ein Dialog mit dem Freigabe-Link sowie Buttons zum Kopieren, Teilen per WhatsApp oder E-Mail. Jeder mit dem Link kann das Objekt mit Fotos, Beschreibung und Status einsehen – ohne Account und ohne Zugriff auf den restlichen Katalog.

Über Teilen beenden im selben Dialog wird die Freigabe sofort widerrufen. Alle aktiven Objekt-Freigaben sind auch in den Katalogeinstellungen unter Freigaben → Freigegebene Objekte einsehbar und können dort einzeln beendet werden.

PDF-Export

Alle PDFs werden direkt im Browser generiert – im A4-Querformat mit 5 Objekten pro Seite. Jedes Objekt zeigt Foto, Titel, Beschreibung, Kategorie, Raum, Status und Kommentare. Für jedes Objekt wird automatisch ein QR-Code eingebettet, der zurück auf das Objekt im digitalen Katalog verlinkt – der Empfänger benötigt dafür einen Erbekatalog-Account und Zugriff auf den Katalog.

Einzelnes Objekt

Klicke auf das -Symbol auf einer Kachel. Es öffnet sich ein Dialog mit dem Button PDF generieren – klicke darauf, das PDF wird im Browser erstellt und automatisch heruntergeladen.

Mehrere Objekte

Wähle die gewünschten Objekte über den Auswahlkreis aus. Im Massenaktionen-Dropdown erscheint PDF Generieren – wähle es aus. Es öffnet sich ein Dialog mit dem Button PDF generieren, über den das PDF für alle ausgewählten Objekte erstellt und heruntergeladen wird.

Gesamten Katalog

Klicke in der Werkzeugleiste auf Katalog-PDF. Es öffnet sich ein Dialog mit dem Button PDF generieren – das PDF enthält alle Objekte des Katalogs. Aktive Filter werden nicht berücksichtigt.

Pläne

Grundprinzip: Einmalige Pauschalzahlung

Pro und Mega werden einmalig bezahlt und laufen für die gebuchte Laufzeit (Pro: 3 Monate, Mega: 6 Monate). Es gibt keine automatische Verlängerung. Du bezahlst bewusst, wenn du weitermachen möchtest. Basic ist dauerhaft kostenlos und läuft ohne Ablaufdatum.

Verfügbare Pläne

Plan verlängern oder wechseln

Auf der Seite Mein Plan (erreichbar über Profil) kannst du deinen Plan vor Ablauf verlängern, auf einen höheren Plan upgraden oder für nach dem Ablauf einen niedrigeren Plan vormerken.

• Verlängern: Klicke auf „Plan verlängern" im aktiven Plan-Panel. Die neue Laufzeit schließt nahtlos an das aktuelle Ablaufdatum an – es geht also keine Zeit durch spätes Bezahlen verloren.
• Upgrade (z. B. Basic → Pro oder Pro → Mega): Das anteilige Guthaben deines aktuellen Plans für die verbleibenden Resttage wird vom neuen Preis abgezogen – du zahlst nur die Differenz. Der neue Plan startet sofort.
• Nach Ablauf wechseln (z. B. Mega → Pro): Klicke auf „Nach Ablauf hierher wechseln" im gewünschten Plan-Panel. Du zahlst den vollen Preis jetzt – dein aktueller Plan bleibt bis zum Ablaufdatum vollständig aktiv, der neue Plan startet danach automatisch.

Schonfrist nach Ablauf

Läuft ein kostenpflichtiger Plan ab, beginnt eine Schonfrist von 7 Tagen. Während dieser Zeit wird oben im Interface ein Banner mit der verbleibenden Zeit und einem Link zur Planseite angezeigt. Läuft die Schonfrist ab, ohne dass du deinen Plan verlängerst oder upgradesst, wird das Konto automatisch auf den kostenlosen Basic-Plan zurückgestuft. Inhalte, die über die Basic-Limits hinausgehen, werden dabei gesperrt.

Plan läuft ab – was dann?

Verlängerst du deinen Plan nicht vor Ablauf, läuft er einfach aus und dein Account wechselt automatisch auf Basic. Es ist keine aktive Kündigung nötig. Du kannst jederzeit wieder einen neuen Plan kaufen.

Zahlungsmittel

Unterstützte Zahlungsarten: PayPal, Kreditkarte und Rechnung. Weitere Informationen findest du unter Zahlungsoptionen. Allgemeine Bedingungen sind in den Zahlungsbedingungen geregelt.

Rechnungen

Zu jeder Zahlung wird automatisch eine rechtsgültige E-Rechnung erstellt. Diese kann auf der Profilseite im Planverlauf heruntergeladen werden.

Planverlauf

Auf der Profilseite unterhalb von „Mein Plan" wird der vollständige Planverlauf angezeigt: alle bisherigen Planwechsel, Verlängerungen und geplanten Planwechsel mit Datum und Zeitstempel.

Profil & Account

Profildaten ändern

Die Profilseite erreichst du über Profil in der Navigation – sie ist mit Meine Daten überschrieben. Im Bereich Einstellungen kannst du E-Mail-Adresse, Passwort, Namen und Kürzel (max. 3 Zeichen, erscheint auf dem Profilabzeichen im Katalog) jeweils über eigene Buttons anpassen.

Meine Daten einsehen

Über Meine Daten einsehen findest du alle gespeicherten Informationen: Persönliche Daten, Konto-Status, Plan & Abonnement und Rechnungsadresse. Die Daten lassen sich als Textdatei herunterladen.

Account löschen

Unter Profil → Einstellungen → Profil löschen kannst du deinen Account vollständig und unwiderruflich löschen. Alle eigenen Kataloge, Objekte und Bilder werden dabei unwiderruflich entfernt.

Datenlöschung durch Inaktivität

Erbekatalog löscht inaktive Daten automatisch, um die Plattform sauber zu halten. Alle Aktionen werden 7 Tage im Voraus per E-Mail angekündigt.

1. Automatisches Einfrieren von Katalogen nach einem Downgrade

Nach einem Plan-Downgrade kann es vorkommen, dass du mehr aktive Kataloge hast als dein neuer Plan erlaubt. Du hast dann 30 Tage Zeit, manuell auf der Katalog-Übersicht zu entscheiden, welche Kataloge eingefroren werden sollen. Eingefrorene Kataloge sind für alle Teilnehmer gesperrt, bleiben aber zunächst erhalten.

Hast du nach 30 Tagen noch immer zu viele aktive Kataloge, friert das System automatisch und zufällig so viele Kataloge ein, bis das Limit deines Plans wieder eingehalten wird. Du wirst 7 Tage vorher per E-Mail gewarnt.

2. Endgültige Löschung eingefrorener Kataloge nach einem Jahr

Eingefrorene Kataloge sind kein dauerhafter Archivierungsort. Bleibt ein Katalog länger als 12 Monate eingefroren und wird nicht durch ein Plan-Upgrade wieder entsperrt, wird er endgültig und unwiderruflich gelöscht – inklusive aller Objekte, Fotos und Daten.

Du wirst 7 Tage vor der Löschung per E-Mail gewarnt. Ein Upgrade vor dem Ablauf der Frist entsperrt den Katalog und verhindert die Löschung.

3. Automatisches Löschen überzähliger Objekte

Das Objekt-Limit eines Plans verhindert nur das weitere Hochladen neuer Objekte – bestehende Objekte in aktiven Katalogen bleiben zunächst erhalten, auch wenn sie das Limit überschreiten. Du hast 30 Tage Zeit, die Objektanzahl manuell zu reduzieren oder deinen Plan zu upgraden.

Läuft die Frist ab, werden automatisch so viele Objekte zufällig und unwiderruflich gelöscht, dass die Anzahl dem Limit deines aktuellen Plans entspricht. Du wirst 7 Tage vorher per E-Mail gewarnt.

4. Automatische Account-Löschung nach einem Jahr Inaktivität

Accounts, bei denen sich der Inhaber länger als 12 Monate nicht eingeloggt hat, werden automatisch gelöscht – inklusive aller Kataloge, Objekte, Fotos und sonstiger Daten. Es reicht ein einziger Login, um die Löschung dauerhaft zu verhindern.

Du wirst 7 Tage vor der Löschung per E-Mail gewarnt. Falls du deinen Account nicht mehr benötigst, kannst du diese Warnung ignorieren.

FAQ

Tipps für den Erbfall

Ein Nachlass ist mehr als eine Liste von Gegenständen. Die folgenden Empfehlungen helfen dabei, den Prozess sachlich, fair und nachvollziehbar zu gestalten.

Erst erfassen, dann entscheiden

Der häufigste Fehler: Objekte werden verteilt, bevor alle Beteiligten einen vollständigen Überblick haben. Das führt zu Missverständnissen und zu dem Gefühl, zu kurz gekommen zu sein. Besser: Erst alle Gegenstände vollständig im Katalog erfassen – mit Foto, Titel und Beschreibung – bevor irgendwelche Zuweisungen stattfinden. Erst wenn alle dasselbe sehen, kann fair diskutiert werden.

Alle Beteiligten früh einbinden

Lade alle Erben und Beteiligten ein, bevor die Verteilung beginnt. Je früher alle Zugriff haben, desto weniger Raum bleibt für spätere Einwände. Personen ohne eigenes Gerät oder Account können als Teilnehmer ohne Account eingetragen werden – sie erscheinen dann in der Zuweisung, auch wenn sie selbst nicht aktiv im Katalog arbeiten.

Statuswerte gemeinsam festlegen

Bevor ihr anfangt, Objekte zu verteilen, legt gemeinsam fest, was die einzelnen Status konkret bedeuten. Ein unverbindlicher Status wie „Interessiert" gibt Beteiligten die Möglichkeit, Interesse zu signalisieren, ohne sofort einen Anspruch zu stellen. „Reserviert" kann bedeuten: „wir besprechen das noch". „Vergeben" ist dann das verbindliche Ergebnis. Je klarer diese Bedeutungen von Anfang an sind, desto weniger Konflikte entstehen.

Den Katalog als gemeinsames Protokoll nutzen

Erbekatalog eignet sich nicht nur zum Erfassen, sondern auch als zentrales Dokument des gesamten Prozesses. Jede Statusänderung, jede Zuweisung und jeder Kommentar wird mit Zeitstempel und Name gespeichert. Der vollständige Änderungsverlauf lässt sich als Textdatei herunterladen – das schafft Transparenz und dokumentiert im Streitfall, wer wann was entschieden hat.

Sachlich bleiben mit einem strukturierten Ablauf

Ein bewährter Ablauf für die gemeinsame Verteilung:

1. Alle Objekte vollständig erfassen (Foto, Titel, Beschreibung, Raum)
2. Alle Beteiligten in den Katalog einladen
3. Statuswerte und deren Bedeutung gemeinsam festlegen
4. Jeder trägt für Objekte, die ihn interessieren, den Status „Interessiert" ein
5. Objekte mit mehreren Interessenten werden gemeinsam besprochen
6. Nach Einigung wird der Status auf „Vergeben" gesetzt und die Person eingetragen
7. Am Ende steht ein vollständiger, verbindlicher Katalogstand

Warum Erbekatalog technisch dafür geeignet ist

• Echtzeit-Synchronisation: Alle Beteiligten sehen denselben Katalogstand – ohne dass jemand eine Datei verschicken oder manuell abgleichen muss. Änderungen erscheinen sofort im Infopanel und im Dashboard.
• Kein gemeinsames Gerät nötig: Jeder nutzt seinen eigenen Browser auf Handy, Tablet oder Computer. Es muss nichts installiert werden.
• Statusverfolgung pro Einheit: Bei Objekten mit mehreren Exemplaren (z. B. 6 Stühle) hat jede Einheit einen eigenen Status und eine eigene Zuweisung. Kein Objekt wird pauschal vergeben.
• Kommentarfunktion: Jeder Teilnehmer kann pro Objekt einen Kommentar hinterlassen – für Rückfragen, Hinweise oder Erinnerungen. Alle sehen alle Kommentare.
• PDF-Export für Besprechungen: Für ein gemeinsames Treffen lässt sich der gesamte Katalog als übersichtliches PDF drucken – mit Foto, Status und QR-Code pro Objekt.
• Änderungsverlauf: Jede Aktion wird protokolliert. Wer hat wann welchen Status gesetzt, wer hat ein Objekt kommentiert oder gelöscht? Das schafft Nachvollziehbarkeit und verhindert stille Veränderungen.
• Öffentliche Objekt-Links: Einzelne Objekte können per Link geteilt werden – z. B. mit Nachbarn, Händlern oder Interessenten – ohne dass diese Zugriff auf den gesamten Katalog erhalten.