Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Fabian Brose
Johann-Sebastian-Bach-Straße 16
74219 Möckmühl
E-Mail: verwaltung@erbekatalog.de

Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns per E-Mail: verwaltung@erbekatalog.de

2. Grundsätze der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung unserer Plattform erforderlich ist oder eine sonstige Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO vorliegt. Wir erheben keine Daten auf Vorrat und geben keine Daten zu Werbezwecken an Dritte weiter.

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung (z. B. bei Registrierung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung (Nutzung der Plattform, Zahlung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Rechtliche Verpflichtung (z. B. Aufbewahrung von Rechnungen)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Berechtigtes Interesse (IT-Sicherheit, Missbrauchsprävention)

3. Hosting und Server-Infrastruktur

Die Plattform wird auf Servern von Alfahosting GmbH (Deutschland) betrieben. Bei jedem Aufruf unserer Website werden durch den Webserver automatisch folgende Daten erfasst und in Server-Logfiles gespeichert:

• IP-Adresse des anfragenden Geräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Aufgerufene URL
• HTTP-Statuscode
• Übertragene Datenmenge
• Browser und Betriebssystem (User-Agent)

Diese Daten werden ausschließlich zur Gewährleistung des sicheren und stabilen Betriebs des Servers gespeichert und nach spätestens 30 Tagen automatisch gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Alfahosting ist als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO vertraglich gebunden. Die Server befinden sich ausschließlich in Deutschland.

4. Registrierung und Nutzerkonto

Zur Nutzung der Plattform ist eine Registrierung erforderlich. Dabei erheben wir folgende Daten:

• Vorname und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Passwort (wird ausschließlich als bcrypt-Hash gespeichert – das Klartextpasswort ist für uns nicht einsehbar)
• Zeitpunkt der Registrierung
• Spracheinstellung

Die Registrierung erfordert die ausdrückliche Zustimmung zu dieser Datenschutzerklärung sowie den AGB. Zur Bestätigung der E-Mail-Adresse wird ein Bestätigungscode an die angegebene Adresse versandt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie lit. a (Einwilligung). Die Daten werden gespeichert, solange das Konto besteht.

Im Profil können Sie jederzeit Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Passwort sowie Ihre Spracheinstellung ändern.

5. Nutzung der Plattform

Kataloge und Objekte

Inhalte, die Sie auf der Plattform anlegen (Kataloge, Objekte, Beschreibungen, Fotos), werden auf unseren Servern gespeichert und ausschließlich zur Erbringung der vereinbarten Dienstleistung genutzt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Bildupload

Hochgeladene Bilder werden serverseitig in das JPEG-Format konvertiert, auf eine maximale Auflösung von 800 Pixeln (längste Seite) reduziert und unter einem anonymisierten Dateinamen (MD5-Hash) gespeichert. Originaldateinamen werden nicht gespeichert. Der Zugriff ist auf berechtigte Benutzer beschränkt.

Aktivitätslogs und Änderungshistorie

Pro Katalog werden alle inhaltlichen Änderungen lückenlos protokolliert. Erfasst werden insbesondere:

• Erstellen, Bearbeiten und Löschen von Objekten
• Umbenennen des Katalogs
• Hinzufügen und Entfernen von Kategorien, Räumen und Statuswerten
• Erteilen und Entziehen von Katalogfreigaben (mit der betroffenen E-Mail-Adresse)
• Massenoperationen wie Bulk-Upload und Raum-Zuweisungen

Gespeichert werden: Kurzname des ausführenden Nutzers, Art der Aktion und Zeitstempel. Die letzten 100 Einträge sind für alle Katalogteilnehmer im Katalog sichtbar. Zusätzlich wird eine vollständige, dauerhaft wachsende Archivdatei aller Einträge geführt.

Herunterladbare Log-Datei: Der Kataloginhaber kann den vollständigen Änderungsverlauf jederzeit als Textdatei herunterladen (Katalog-Einstellungen → „Änderungsverlauf herunterladen"). Die Datei enthält alle gespeicherten Einträge inkl. Zeitstempel und Nutzerkürzel.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung; Nachvollziehbarkeit in geteilten Katalogen).

Echtzeit-Synchronisation zwischen Teilnehmern

Um mehreren Nutzern gleichzeitiges Arbeiten im selben Katalog zu ermöglichen, wird beim Speichern einer Änderung ein kurzer Synchronisations-Marker (Zeitstempel, Art der Aktion, anonymisierte Nutzer-ID) auf dem Server hinterlegt. Alle Teilnehmer, die den Katalog gerade geöffnet haben, fragen diesen Marker in kurzen Intervallen ab (Polling). Sobald eine Änderung eines anderen Nutzers erkannt wird, wird die Ansicht automatisch aktualisiert. Eigene Änderungen lösen keine Aktualisierung aus. Dieser Marker enthält keine Inhaltsdaten und wird bei jeder neuen Änderung überschrieben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Teilen von Katalogen

Wenn Sie einen Katalog mit anderen Personen teilen, werden die E-Mail-Adressen der eingeladenen Personen gespeichert, um die Zugangsberechtigung zu verwalten. Diese Daten werden bei Entzug der Einladung oder bei Löschung des Kontos entfernt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

6. Zahlungsabwicklung

Für die Abrechnung kostenpflichtiger Pläne setzen wir den Zahlungsdienstleister Mollie B.V. (Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Niederlande) ein. Mollie ist als Auftragsverarbeiter eingesetzt und verarbeitet personenbezogene Daten auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln.

Bei der Buchung eines Plans werden folgende Daten an Mollie übermittelt:

• Vor- und Nachname bzw. Firmenname
• E-Mail-Adresse
• Rechnungsadresse (Straße, PLZ, Ort, Land)
• Gewählte Zahlungsart (PayPal oder Kreditkarte)
• Zahlungsbetrag und Währung
• Eine anonyme interne Kunden-ID

Kartennummern oder PayPal-Zugangsdaten werden ausschließlich bei Mollie verarbeitet und sind für uns nicht einsehbar.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Weitere Informationen: mollie.com/de/privacy.

7. Rechnungsstellung

Nach jeder Buchung wird eine rechtsgültige deutsche Rechnung erstellt. Dazu verarbeiten wir:

• Name oder Firmenname und Rechnungsadresse
• E-Mail-Adresse
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (sofern angegeben)
• Gewählter Plan und Zahlungsbetrag
• Rechnungsnummer und -datum

Rechnungen sind in Ihrem Konto abrufbar und unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nach § 147 AO (10 Jahre). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

8. E-Mail-Kommunikation

Wir versenden E-Mails ausschließlich aus betrieblichen Gründen, die zur Erbringung unserer Dienstleistung notwendig sind:

• Bestätigungsmail bei Registrierung (E-Mail-Verifikation)
• Bestätigungsmail bei Änderung der E-Mail-Adresse
• Passwort-Reset auf Anforderung
• Hinweis bei ablaufendem Plan
• Bestätigung nach Planverlängerung
• Benachrichtigung bei Katalog-Einladung

Es werden keine Werbe- oder Newsletter-E-Mails versandt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. E-Mails werden über die Server des Hosting-Anbieters Alfahosting versandt.

9. Sicherheit und Missbrauchsprävention

Zum Schutz vor unbefugtem Zugriff werden fehlgeschlagene Anmeldeversuche protokolliert. Dabei speichern wir vorübergehend die verwendete E-Mail-Adresse sowie die IP-Adresse des anfragenden Geräts zusammen mit Anzahl und Zeitstempel der Fehlversuche. Diese Daten werden nach erfolgreichem Login oder nach Ablauf der Sperrzeit automatisch gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

10. Cookies, Sessions und Webanalyse

Ohne Einwilligung setzen wir nur technisch notwendige Speicher ein (§ 25 Abs. 2 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO):

• PHPSESSID – Session-Cookie zur Verwaltung der Anmeldung. Wird beim Schließen des Browsers oder bei der Abmeldung gelöscht.
• consent_state (lokaler Speicher Ihres Browsers) – merkt sich Ihre Auswahl im Datenschutz-Hinweis („Einverstanden“ oder „Ablehnen“), damit der Hinweis nicht bei jedem Aufruf erneut erscheint.

Webanalyse mit Matomo (selbst gehostet)

Nur wenn Sie im Datenschutz-Hinweis „Einverstanden“ wählen, nutzen wir die Open-Source-Webanalyse Matomo. Matomo läuft auf einem eigenen Server des Betreibers (statistik.fabianbrose.de); Analysedaten werden nicht an Dritte oder an Matomo-Cloud-Dienste übertragen. Erfasst werden u. a. aufgerufene Seiten, Verweildauer, Herkunftsseite sowie technische Angaben zu Browser und Gerät. IP-Adressen werden vor der Speicherung gekürzt (die letzten zwei Bytes werden entfernt), sodass kein Rückschluss auf einzelne Personen möglich ist. Alte Rohdaten werden regelmäßig gelöscht.

Matomo setzt dabei die Cookies _pk_id (Wiedererkennung des Browsers, bis zu 13 Monate) und _pk_ses (Sitzung, 30 Minuten); Ihre Einwilligung wird zusätzlich im Cookie mtm_consent gespeichert. Die Einwilligung gilt 12 Monate, danach fragen wir erneut. An Matomo übermittelt wird nur die Adresse der aufgerufenen Seite ohne weitere Parameter (z. B. ohne Zugangs- oder Freigabecodes); der Administrationsbereich, das Zurücksetzen des Passworts und geteilte Objekt- und Katalog-Links werden nicht erfasst. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Ohne Einwilligung wird das Analyse-Skript nicht geladen.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen: über das Symbol „Datenschutz-Einstellungen“ unten rechts auf jeder Seite und die Schaltfläche „Ablehnen“. Die Matomo-Cookies werden dabei gelöscht.

Werbe-Cookies und Tracking-Dienste von Drittanbietern (z. B. Google Analytics, Facebook Pixel) sind nicht eingebunden.

11. Speicherdauer

• Kontodaten: Bis zur Löschung des Kontos, spätestens nach 12 Monaten Inaktivität (kein Login)
• Rechnungen und Zahlungsdaten: 10 Jahre (§ 147 AO)
• Login-Sicherheitslogs: Bis zur Entsperrung bzw. zum nächsten erfolgreichen Login
• Server-Logfiles: Bis zu 30 Tage
• Katalogdaten und Bilder: Bis zur Löschung des Kontos oder Katalogs; eingefrorene Kataloge nach spätestens 12 Monaten; überzählige Objekte nach spätestens 30 Tagen
• Aktivitätslogs (sichtbare Einträge): Fortlaufend, begrenzt auf die letzten 100 Einträge pro Katalog; bei Löschung des Katalogs oder Kontos unwiderruflich entfernt
• Aktivitätsarchiv (vollständige Änderungshistorie): Für die Dauer des Bestehens des Katalogs; bei Löschung des Katalogs oder Kontos unwiderruflich entfernt
• Synchronisations-Marker: Wird bei jeder neuen Änderung überschrieben; enthält keine Inhaltsdaten

12. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO) – Auskunft über die von uns verarbeiteten Daten
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO) – Korrektur unrichtiger Daten, direkt im Profil oder auf Anfrage
• Löschung (Art. 17 DSGVO) – Ihr Konto und alle zugehörigen Daten können Sie selbst löschen (Profil → Konto löschen)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO) – gegen Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen
• Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) – mit Wirkung für die Zukunft

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich per E-Mail an verwaltung@erbekatalog.de. Sie haben außerdem das Recht, sich bei der für Sie zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren.

13. Datenlöschung

Manuelle Löschung

Sie können Ihr Konto jederzeit selbst löschen (Profil → Konto löschen). Dabei werden unwiderruflich entfernt: Profildaten, alle angelegten Kataloge, Objekte und Bilder, Katalogzugänge sowie Plan- und Zahlungsdaten. Ausgenommen sind Rechnungsdaten, die wir aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (§ 147 AO) für 10 Jahre vorhalten müssen.

Automatische Löschung durch Inaktivität

Zur Plattformpflege werden folgende automatische Löschungen durchgeführt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sauberen und effizienten Datenverwaltung). Sie werden jeweils 7 Tage im Voraus per E-Mail informiert:

• Inaktive Accounts: Accounts, bei denen sich der Inhaber länger als 12 Monate nicht eingeloggt hat, werden automatisch und unwiderruflich gelöscht – inklusive aller zugehörigen Daten.
• Eingefrorene Kataloge: Kataloge, die aufgrund einer Plan-Änderung eingefroren wurden, werden nach 12 Monaten Einfrierzustand endgültig gelöscht, sofern kein Upgrade erfolgt ist.
• Überzählige Objekte: Enthält ein aktiver Katalog mehr Objekte als der aktuelle Plan erlaubt, werden die überzähligen Objekte nach 30 Tagen automatisch und zufällig gelöscht.
• Automatisches Einfrieren: Sind nach einem Plan-Downgrade nach 30 Tagen noch zu viele Kataloge aktiv, friert das System automatisch und zufällig die nötigen Kataloge ein.

14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei geänderten rechtlichen Anforderungen oder Änderungen der Plattform zu aktualisieren. Die aktuelle Fassung ist stets auf dieser Seite abrufbar.